Per 25 mei 2018 moeten onder andere decentrale overheden de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) toepassen. Deze is in 2016 in werking getreden, de verordening vervangt de richtlijn bescherming persoonsgegevens (95/46/EG). Deze richtlijn is momenteel geïmplementeerd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), die ook komt te vervallen.

Privacygevoelige informatie in meldingen

Tijdens de webinar over de AVG van 8 mei jongstleden gaven wij al aan dat wij streng omgaan met privacygevoelige informatie in meldingen ingediend via de mail en het Supportal.

Voor ons als Customer Care is het belangrijk dat er zoveel mogelijk informatie beschikbaar is om meldingen te onderzoeken. Op verschillende manier kan er echter privacy gevoelige informatie toegestuurd worden. Hieronder bespreek ik twee van de meest voorkomende manieren zoals we dit vanuit het Customer Care team zien gebeuren.

1. Mailconversaties toegevoegd aan de melding

Veel belangrijke informatie wordt intern verzameld in mailconversaties. Deze worden, om het de Customer Care makkelijker te maken, in zijn geheel toegevoegd aan de melding. In deze mailconversaties zit echter vaak heel veel informatie die niet verstuurd mag worden. Denk hierbij vooral aan de naam van de cliënt in combinatie met een cliëntnummer. Haal deze daarom altijd weg in de conversatie voordat je de mail naar Customer Care stuurt.

2Printscreens vanuit mijnCaress

Om te laten zien waar in de applicatie een probleem speelt en wat er precies optreedt, zijn printscreens uitermate geschikt. Maar ook hier komt het voor dat wij informatie kunnen zien die wijst naar een persoon. Het is daarom belangrijk dat al die informatie onleesbaar wordt gemaakt. Denk hierbij aan cliëntnaam, medewerker naam, adres, telefoonnummer, mailadres, enzovoorts.

Customer Care heeft alleen het cliëntnummer nodig. Alle andere informatie rondom de cliënt kan worden weggehaald. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Paint (in principe altijd aanwezig op Windowsapparaat) en zet (zwarte) balkjes over de tekst die niet mee hoeft in de melding.

Doelmatigheid

Soms is het nodig om wel de volledige informatie te hebben, zoals XML-berichten uit het berichtenverkeer. Fouten met deze berichten zijn alleen te onderzoeken als het originele bericht beschikbaar is. Hierbij is het belangrijk dat de XML-berichten via een beveiligde verbinding verzonden worden, dit kan via het Supportal of via filetransfer, een link die het Customer Care team kan toesturen.

Vanaf heden is er daarnaast vanuit de Customer Care op het Supportal een melding geplaatst die de melder eraan herinnert geen privacygevoelige informatie in de melding te zetten.

Zo voorkomen we samen dat privacygevoelige informatie naar Customer Care wordt gestuurd, waardoor we jouw melding helaas niet (direct) in behandeling kunnen nemen. Dank jullie wel alvast voor de medewerking!

Share This