Bij zorgaanbieder Fundashon Verriet werkte men nog niet met een geïntegreerd informatiesysteem ter ondersteuning van haar zorgprocessen. De verwerking van cliëntgegevens gebeurde deels digitaal en deels handmatig. Daardoor vond er geen centrale vastlegging van cliëntgegevens plaats en was er sprake van doublures en witte vlekken in de dossier. Samen met een externe consultant gingen zij op zoek naar een ECD waar zij jaren mee vooruit kunnen. Na het aanleveren van offertes, demonstraties en een klantbezoek koos de selectiecommissie unaniem voor mijnCaress als meest wenselijke ECD.

Uniek implementatietraject
En daarmee begon voor zowel Fundashon Verriet als PinkRoccade Care een uniek implementatietraject. Fundashon Verriet is namelijk gevestigd op Curaçao. En daardoor hebben we zowel de opdracht als het implementatietraject vooraf goed met elkaar doorgesproken.

Tineke Albers, manager Fundashon Verriet: “Wat voor ons belangrijk was dat we mijnCaress grotendeels zelfstandig kunnen inrichten en aanpassen en zelf aan de ‘achterkant’ kunnen werken. Als zorgaanbieder gevestigd op Curaçao wilden we niet volledig afhankelijk zijn van de leverancier in Nederland voor zaken als het aanmaken van users, vullen van stamtabellen en genereren van managementinformatie. Aan de andere kant wilden we daarbij wel kunnen rekenen op een goede support van de leverancier.”

Training applicatiebeheerders

Training van de applicatiebeheerders door consultants PinkRoccade Care.

Ook voor de betrokken consultants van PinkRoccade Care was het even wennen. Hilda Dondorp, senior consultant PinkRoccade Care: “Wat we normaal bij een implementatie doen is één dag per week bij de klant aanwezig zijn. Vanwege de grote afstand werden de werkbezoeken nu gebundeld in vijf afzonderlijke reizen van ongeveer één week. Dat vraagt om een andere manier van schakelen met de achterban. Waar je anders een week hebt om een vraag te beantwoorden, moest dit nu in één dag beantwoord worden.”

Prettige samenwerking
Tineke: De werkbezoeken van een week bleek een prima oplossing. De samenwerking met de consultants van PinkRoccade Care verliep heel prettig. Tijdens de weken werd er intensief samengewerkt tussen de consultants en het lokale projectteam, waarbij de sfeer positief en amicaal was. Ook tussentijdse vragen via de mail werden direct opgepikt door de consultants en op een professionele manier afgehandeld.”

De sfeer tijdens de werkbezoeken was positief en amicaal. Consultant Martijn en applicatiebeheerder Dario konden het uitstekend met elkaar vinden.

Op 1 oktober 2018 ging mijnCaress live en dat werd gevierd met een road show langs alle voorzieningen van Fundashon Verriet. De stuurgroepleden, applicatiebeheerders, communicatiemedewerkers én de consultants bezochten gezamenlijk elke voorziening waar een begeleider gevraagd werd de eerste inlog te doen, waarna deze een poster, een speciale ECD muismat en een zak snoep in ontvangst mocht nemen. Tineke: “Bij het laatste bezoek van de consultants mocht ik zelfs uit handen van Hilda een cheque in ontvangst nemen als bijdrage vanuit PinkRoccade voor de start van het Clientportaal.”

De stuurgroep en consultants tijdens de road show langs alle voorzieningen van Fundashon Verriet.

Cultuurverschillen
Hier en daar merkten de consultants van PinkRoccade Care wel wat verschillen tussen werken in Nederland en op Curaçao.  Zo werd al snel duidelijk dat de wet- en regelgeving niet zo strak is geregeld als in Nederland. Aanlevering aan de financier mag bijvoorbeeld door het opsturen van een lijst met cliënten met het aantal dagen dat ze aanwezig geweest zijn.

Maar ook de cultuur is natuurlijk anders. Hilda: “In de werkgroep ontstond weleens een discussie over de werkwijze of het plan. Er werd dan druk gediscussieerd en op een gegeven moment praat iedereen in het Papiaments. Voor mij niet meer te volgen. Totdat iemand zich dit realiseert en dan gaan ze weer verder in het Nederlands. Soms zei ik dan ‘ik wacht wel tot jullie eruit zijn, geef het besluit maar door in het Nederlands’.”

Bij het laatste bezoek van de consultants mocht Tineke uit handen van Hilda een cheque in ontvangst nemen als bijdrage voor de start van het Clientportaal.

Terugkijkend op het project
Tineke: “Het was een enorme uitdaging en een grote inspanning, maar zeker de moeite waard. De zorgmedewerkers zijn geënthousiasmeerd geraakt over mijnCaress, de ambassadeurs en interne trainers nemen hun taak serieus en voelen zich medeverantwoordelijk voor de succesvolle implementatie van ‘hun’ ECD.”

Hilda: “Voor mij was de implementatie van mijnCaress bij Fundashon Verriet een geweldige ervaring. Waar we met een leuk en professioneel team vanuit Fundashon een mooie prestatie hebben neergezet.”

Fundashon Verriet biedt woonvoorzieningen, dagbesteding en logeermogelijkheden aan circa 550 mensen met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking of met een autisme spectrum stoornis.

Share This