In januari 2017 startte Regionale Stichting Zorgcentra De Kempen (RSZK) uit Bladel met de implementatie van mijnCaress. Hiermee ging de hele organisatie over van papieren dossier naar ECD. Het implementatietraject bestond uit twee aparte projecten: de implementatie van het Mederwerkerportaal met Medimo koppeling en, parallel daaraan, de implementatie van het mijnCaress Cliëntenportaal.

Inmiddels zijn we een jaar verder en is de implementatie succesvol verlopen (lees meer hierover in het artikel over de implementatie). Een mooi moment om Marianne van der Heyden, projectmanager ECD vanuit RSZK, te vragen naar hoe het werken met mijnCaress verloopt.

Iedereen kan werken met mijnCaress

“In totaal zijn 1400 dossiers omgezet van papier naar mijnCaress. Het grote voordeel daarvan is dat er nu maar één keer gegevens van een patiënt ingevoerd hoeft te worden. In het begin moesten we bij het invoeren nog wel even zoeken waar je wat kon vinden, maar eigenlijk wees zich dat ook vanzelf. Die gebruiksvriendelijkheid bleek ook wel uit het feit dat niemand is afgehaakt. Ik was daar in het begin nog wel een beetje bang voor. Wat nou als de, met name, oudere medewerkers die niet zo handig zijn met computers afhaken omdat ze niet meer op papier mogen werken? Maar er is geen enkele medewerker vertrokken na de ingebruikname van het ECD! ”

Cliënten en familie blij met Cliëntenportaal

“De volgende stap was het openzetten van het Cliëntenportaal. Hoe zouden de cliënten en familieleden dit ervaren? Er zijn 500 cliënten en familieleden naar de informatieavonden gekomen. Daaruit blijkt al de interesse. En ik heb uiteindelijk maar één familielid aan de telefoon gehad die minder blij was met het stoppen van het papieren dossier. En die hebben we met wat extra uitleg kunnen helpen.”

Knoppencursus en gebruikersoverleg

Nu mijnCaress draait richt Marianne zich op het verfijnen van de kwaliteit van (het werken met) mijnCaress. Binnen RSZK zijn verschillende initiatieven in het leven geroepen om mijnCaress zo optimaal mogelijk te laten blijven werken. Marianne: “Elke eerste werkdag van de maand hebben we een scholing in mijnCaress voor nieuwe medewerkers. Deze door ons genoemde “knoppencursus” duurt 1,5 uur en hierin leren ze van onze ambassadeurs hoe het ECD eruit ziet en waar ze wat kunnen vinden.”

Hieruit blijkt al dat de 20 ambassadeurs die zo belangrijk waren tijdens het implementatietraject nog steeds een belangrijke rol vervullen. Naast het geven van de cursus testen zij nog steeds alle nieuwe functionaliteiten en aanpassingen.

“Ik heb nog steeds het gevoel dat we toentertijd met mijnCaress de goede keuze hebben gemaakt.” – Marianne van der Heyden, projectmanager ECD – RSZK

Ook is er in januari gestart met een tweewekelijks gebruikersoverleg. Hierin schuiven ambassadeurs aan van alle afdelingen (behandeling en begeleiding), applicatiebeheer, zorgadvies, cliëntenadministratie etc. Alle vragen die vanuit Topdesk binnenkomen worden besproken. “We houden een strakke regie op wat we wel en niet in behandeling nemen. Met het ECD zijn we teruggegaan van 100 naar 20 formulieren. En we moeten oppassen dat we niet weer teruggaan naar die 100. Elke discipline heeft wel wensen of ideeën voor nieuwe lijstjes. Wij moeten dan zorgen dat deze niet klakkeloos worden ingebouwd, maar dat deze worden meegenomen in het zorgplan. Dat wordt immers ondertekend door cliënt en familie en dat zijn de harde afspraken.

Daarnaast sturen wij ook op bijvoorbeeld de juiste manier van rapporteren. Dat medewerkers geen eigen afkortingen gebruiken in de rapporten, omdat die onduidelijk zijn voor de cliënten en hun familie. Een bijkomend voordeel van het digitaal rapporteren is trouwens dat je hierdoor nooit meer problemen hebt met het lezen van een handschrift!”

De goede keuze

Marianne geeft aan nog steeds erg enthousiast te zijn over mijnCaress: “Ik heb nog steeds het gevoel dat we toentertijd de goede keuze hebben gemaakt. Er was een goede samenwerking van beide kanten tijdens het implementatietraject en we werken nu naar volle tevredenheid met dit ECD!”

Het projectteam en de ambassadeurs van RSZK zijn samen met het projectteam vanuit mijnCaress een dag naar de Efteling geweest. Om het papieren dossier symbolisch aan Holle Bolle Gijs te overhandigen en zodoende dit succesvolle project op een leuke manier gezamenlijk af te sluiten! Lees meer over deze dag in de blog van Customer Care.

RSZK ZorgProfessionals is een ouderenzorgorganisatie met 8 woonzorglocaties, een zorgboerderij, hospice, thuiszorg en welzijndiensten in de Kempen, Veldhoven en Waalre. Met 1850 medewerkers en 975 vrijwilligers bieden zij in hun regio een breed en onderscheidend palet van zorg- en dienstverlening aan ouderen. 

Share This