Nieuwe functionaliteiten implementeren in het ECD: hoe krijg je de organisatie mee?

Een verandering van werken in het ECD stuit nog wel eens op weerstand. Zorgmedewerkers moeten zich de software opnieuw eigen maken, waardoor het vaak een proces is van zoeken en hervinden. Zorgorganisatie SZR | Thuis in Rivierenland biedt zorg aan ouderen in de regio Rivierenland en helpt ze zo zelfstandig mogelijk te leven, zowel thuis als in de vijf woonzorgcentra. Om deze zorg zo goed mogelijk te monitoren, registreren en declareren, zag SZR snel de meerwaarde in van het versimpeld medewerkerportaal van mijnCaress, het vernieuwde portaal waarmee de zorgmedewerkers op een eenvoudigere wijze hun administratie in het ECD kunnen voltooien.

Omdat SZR de eerste zorgorganisatie is die de overstap maakte heeft PinkRoccade Care de organisatie gedurende het hele traject intensief begeleid. En met resultaat: toen het nieuwe portaal twee weken operationeel was, wilde niemand meer terug naar de gangbare versie. Dory Hammen, functioneel Applicatiebeheerder bij SZR, en Kim van Wordragen, wijkverpleegkundige bij SZR, vertellen over hun bijdrage aan dit succesvolle project.

Draagvlak

“Je kunt niet zomaar uit de lucht komen vallen met een nieuwe update van de software die zoveel mensen dagelijks gebruiken”, legt Dory Hammen uit: “Voorafgaand aan het moment dat er een uitrol plaatsvindt, is er al een heel traject afgelegd. De cruciale eerste stap die voor iedere zorgorganisatie geldt, is het creëren van draagvlak bij het bestuur. Met een goed voorbereide presentatie konden we het bestuur van de voordelen van de nieuwe oplossing overtuigen, waardoor de uitrol van het versimpeld medewerkerportaal al in het voorjaar doorgang kon vinden.” Als gevolg van deze strakke planning werd SZR de eerste mijnCaress-gebruiker die de overgang realiseerde. De zorgorganisatie werd koploper en kreeg hierin ondersteuning van PinkRoccade Care. De feedback die door de medewerkers werd gegeven over het versimpeld medewerkerportaal, heeft gezorgd voor een verdere verbetering van de functionaliteiten, ingegeven door mensen uit de praktijk. Een waardevolle toevoeging voor het ECD dat zo intensief wordt gebruikt.

Enthousiasmeren en voordelen benoemen

Dory vervolgt: “We hebben hard gewerkt aan de juiste structuur binnen de organisatie om het project succesvol te laten verlopen en om ook draagvlak bij de zorgmedewerkers te krijgen. Daarbij is het van groot belang dat het project niet alleen van de functioneel beheerders is en vanuit die rol wordt opgelegd. Daarom hebben we een structuur opgezet met super-users en key-users, die in nauw contact staan met de zorgmedewerkers. De super-users staan in contact met PinkRoccade Care en met de key-users. Iedere afdeling binnen SZR heeft een key-user, die in verbinding staan met zowel de super-users als met de zorgmedewerkers. Zo sijpelt de vernieuwing heel gestaag de organisatie in, maar komt waardevolle feedback ook bij de juiste personen terecht.”

Om de zorgmedewerkers goed op de hoogte te stellen, zijn er posters opgehangen die het versimpeld medewerkerportaal aankondigden. De key-users waren ondertussen vertrouwd geraakt met de nieuwe software. Kim van Wordragen licht toe: “Je moet kunnen enthousiasmeren en weten te beargumenteren waarom de vernieuwde versie beter werkt en waarom overstappen een goed idee is. Er zijn collega’s die moeite hebben met technologie en verandering. Daarom hebben we ze verzekerd dat ze tijdens deze periode altijd terug kunnen switchen naar het gangbare portaal. Dat geeft een gevoel van veiligheid, waardoor ze het nieuwe portaal vrij snel uitprobeerden. Maar eenmaal in het nieuwe wilde niemand meer terug!”