Spraakgestuurd rapporteren op iedere locatie: rapporteer niet over maar met de cliënt

Dat medewerkers in de langdurige zorg veel tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen, heeft niet alleen te maken met de hoeveelheid werk die ze dagelijks verzetten. Registreren en declareren gebeurt vaak in verschillende systemen, waarvoor afzonderlijk moet worden ingelogd. Met regelmaat worden dezelfde gegevens op verschillende plaatsen vastgelegd. Zo omslachtig als het klinkt, is het in werkelijkheid ook.

Het is tijd dat de administratieve kant van werken in de zorg sterk wordt vereenvoudigd.
De oplossing ligt gelukkig voor de hand: openstaan voor de kerntaak van de zorgmedewerker. Die wil zo veel mogelijk zijn cliënt helpen en zich zo weinig mogelijk bezighouden met randzaken als inloggen en administreren.

Registratietijd versus cliënttijd

De eerste grote administratieve lastenverlaging is dan ook al te boeken, door met één inlogmoment alle gegevens centraal vast te leggen. En die oplossing ligt eigenlijk binnen ieders handbereik, want veel softwareontwikkelaars maken al gebruik van Zorg Informatie Bouwstenen (ZIB’s) waardoor systemen gemakkelijk aan elkaar kunnen worden gelinkt en de administratie eenmalig kan worden gedaan. Koppel de vele verschillende software-innovaties aan het ECD, en de eerste hindernis is genomen.

Centraal vastleggen betekent natuurlijk niet dat de data ook daadwerkelijk op een vaste, fysieke locatie worden ingevoerd, zoals dat eerder wel het geval was toen de medewerker naar kantoor moest komen om de rapportage op zijn pc in te kloppen. De meest gebruikte functies worden nu in het veld gedaan met behulp van mobiele applicaties zoals de mijnCaress ZorgApp. Hiermee kan de zorgmedewerker vanaf iedere locatie direct over het traject of de behandeling rapporteren.

Meer voordelen dan tijdwinst

Maar zelfs ‘inkloppen’ is niet meer nodig; spraakgestuurd rapporteren is nu immers voorhanden. Terwijl de zorgmedewerker nog bij zijn cliënt is, laat hij de software de gesproken rapportage eenvoudig en snel omzetten in tekst en op de juiste plek centraal opslaan. Naast de tijdwinst heeft deze vorm van rapporteren een bijkomend voordeel dat de relatie met de cliënt alleen maar ten goede komt: er wordt niet over, maar mét de cliënt gesproken.

Een snelle rekensom maakt duidelijk hoe groot de winst kan zijn. Uit onderzoek blijkt dat zorgmedewerkers die normaliter 45 minuten per dag kwijt zijn aan administratie, deze tijd met spraakgestuurd rapporteren kunnen terugbrengen naar 30 minuten. Per maand kan dit oplopen tot een kleine 260 minuten, per jaar tot ruim 3.000 minuten, oftewel 52 uur. Anderhalve werkweek dus. Per medewerker!

Reken dit door naar een organisatie van gemiddelde omvang, dan is er een tijdsbesparing mogelijk van ruim 5.000 uur. Tijd en geld waar de zorgmedewerker, de cliënt, maar ook de zorgorganisatie baat bij hebben.