Zorgorganisatie RSZK uit Bladel stapte in 2017 over van papieren dossier naar het ECD van mijnCaress. De projectmanagers van dit project, Michael Deeks namens mijnCaress en Marianne van der Heyden vanuit RSZK, kijken met veel genoegen terug op een succesvol traject.

Michael vertelt hoe het traject is begonnen: “In 2016 zijn we begonnen met een vooronderzoek. Gezamenlijk met RSZK hebben we gekeken hoe onze best practices van mijnCaress zich verhouden tot de situatie bij RSZK. De zorgadministratie van RSZK werkte namelijk al geruime tijd met mijnCaress basis en gebruikte ook al een klein gedeelte van het Medewerkersportaal.”

“De rest van de organisatie werkte nog steeds met een papieren dossier en wilde dat graag uitfaseren. In die fase was het belangrijk om de noodzaak van een ECD bij iedereen te laten doordringen. Jaap Veerhoek, de manager ICT van RSZK heeft hierin een belangrijke rol gespeeld en gezorgd dat er voldoende draagvlak was om het project te starten.”

De twee projecten gaan van start
“In maart 2016 zijn we echt gestart”, vervolgt Michael zijn verhaal, “met twee aparte projecten. Het eerste project was de implementatie van het Medewerkersportaal van mijnCaress en de koppeling met Medimo. Binnen dit portaal gaat RSZK extramuraal ook werken met Nanda Nic Noc.  Het tweede, parallel daaraan lopende project betrof de implementatie van het mijnCaress Cliëntenportaal.”

Het project begint met, in zeer goede gezamenlijkheid, vaststellen van het projectplan en het plan van aanpak. Michael vertelt dat Marianne vanuit RSZK in dat plan van aanpak veel werk heeft gestoken om deze te formuleren en akkoord te halen bij het MT van RSZK.

“De samenwerking tussen mijnCaress en RSZK, de krachtige projectgroep, de hands on mentaliteit van de applicatiebeheerders en het enthousiasme van de ambassadeurs vormden de kern van de succesvolle implementatie.” – Michael Deeks, projectmanager mijnCaress

Enthousiaste ambassadeurs
Tegelijk met het vaststellen van het projectplan wordt besloten om met ambassadeurs te werken. Mensen vanuit de werkvloer die geen deel uitmaken van het projectteam, maar gaandeweg het project worden geinformeerd. Deze ambassadeurs zijn mijnCaress ook gaan testen en waren erg belangrijk voor het draagvlak binnen de organisatie. Zij kregen door deze testen zelfs zoveel kennis van het product dat zij ook zelf trainingen voor collega’s zijn gaan geven.

“Vanuit eerdere projecten bij andere klanten weten we dat het werven van ambassadeurs vaak erg moeizaam gaat. Leidinggevenden zijn vaak huiverig om toestemming te geven omdat het ambassadeurschap werktijd kost. Maar bij RSZK was hier totaal geen sprake van. Wij hadden zelfs een overdaad aan ambassadeurs! Dat zegt wel iets over hoe RSZK dit project benaderde. De ambassadeurs van RSZK zijn heel belangrijk geweest voor de succesvolle livegang van mijnCaress. Zij waren de rode draad binnen de organisatie.”

Optimale samenwerking en betrokken applicatiebeheerders
Michael is trots op hoe goed het team van mijCaress en de betrokken medewerkers van RSZK hebben samengewerkt om tot een geslaagd project te komen: “Omdat de applicatiebeheerders van RSZK, en hier wil ik het bijzonder graag Mariëlle Smets vermelden, veel zelf hebben gedaan en geholpen met de implementatie van het Medewerkersportaal konden onze consultants binnen de geplande uren de implementatie uitvoeren. Mariëlle was een belangrijke linking pin. Zij heeft hands on zelf heel veel gedaan.”

“De inzet van Pink was fantastisch. Erg bereidwillig om onze strakke planning ook ten uitvoer te brengen. Als er extra gewerkt moest worden dan gebeurde dit ook.” – Marianne van der Heyden, projectmanager RSZK

Ook binnen de implementatie van het Cliëntenportaal was de samenwerking optimaal: “Marielle heeft hierin de lead genomen, zij heeft er samen met Hilda Dondorp (consultant mijnCaress) voor gezorgd dat de livegang geslaagd is. Marielle stond tijdens het project echt met haar voeten in de klei en dat is erg belangrijk geweest.”

Marianne vult aan: “Ik onderschrijf de lovende woorden van Michael over de samenwerking van alle partijen. De inzet van Pink was fantastisch. Erg bereidwillig om onze strakke planning ook ten uitvoer te brengen. Als er extra gewerkt moest worden dan gebeurde dit ook. Zowel Hilda als Michael zijn erg deskundige en prettige mensen om mee samen te werken.”

Wat verder belangrijk is gebleken is dat waar Mariëlle de inhoud heeft begeleid, Marianne uit de inhoud is gebleven en puur heeft gestuurd op het proces. Michael: “Dat was erg sterk van Marianne, omdat de verleiding vaak groot is om als projectleider ook op de inhoud te gaan sturen.”

Hechte en sterke projectgroep
Naast de hands on mentaliteit van de applicatiebeheerders en de ambassadeurs wil Michael ook graag de projectgroep complimenteren: “De projectgroep kwam op mij over als echte een hechte groep die periodiek en structureel overlegden. En dan ook echt procesmatig overleg voerden. Alle stakeholders (MT, ICT, Zorg, Kwaliteit, Applicatiebeheer etc.) waren vertegenwoordigd. Ook was er een externe partij, Advisaris, als externe projectbegeleider. Karin Heeze, de opdrachtgever van het hele implementatieproject, was ook bij alle projectoverleggen betrokken.”

De twee projecten zijn uiteindelijk zonder uitloop en binnen budget gerealiseerd: in 2017 is elk organisatieonderdeel live gegaan, met Nanda Nic Noc!

De belangrijkste elementen voor het succes
Michael: “Terugkijkend is de fijne samenwerking tussen mijnCaress en RSZK belangrijk geweest voor deze succesvolle implementatie, maar de houding van alle betrokken medewerkers van RSZK misschien nog wel meer. De krachtige projectgroep waarin alle stakeholders samenwerkten, de hands on mentaliteit van de applicatiebeheerders en het enthousiasme van de ambassadeurs waren onmisbaar voor een goede afronding van dit traject.” Marianne: ‘We zijn allen terecht trots op de geslaagde samenwerking en een geslaagd traject!”

Het projectteam en de ambassadeurs van RSZK zijn samen met het projectteam vanuit mijnCaress een dag naar de Efteling geweest. Om het papieren dossier symbolisch aan Holle Bolle Gijs te overhandigen en zodoende dit succesvolle project op een leuke manier gezamenlijk af te sluiten! Lees meer over deze dag in de blog van Customer Care.

Share This